檔案工作是學院重要的基礎性工作，應加強管理，成為學院整體發展規劃的一部分。近年來，晉中職業技術學院在檔案管理工作中，探索形成“雙軌并行管理模式”與“三維聯動運行機制”，通過分類精準化、管理專業化、服務現代化改革，為學校教學、管理及“四校一體化”辦學提供堅實支撐，成為區域職業院校檔案管理創新的典型范例。為破解傳統檔案管理“大而全易雜亂、專而精難統籌”難題，晉中職業技術學院構建“2個綜合檔案基礎庫+4個專業檔案特色庫”管理架構，統籌兼顧，分類施策，實現檔案資源高效管理?！?個綜合檔案基礎庫”內配置專業密集架，集中存放行政公文、教學管理、科研項目、財務憑證等核心檔案，通過統一歸集、規范保管流程，確保存得好、調得出?！?個專業檔案特色庫”實現一類檔案對應一個管理主體：組織人事部檔案室重點是管理教職工招聘、職稱評定等人事材料；團委檔案室專項管理團員發展、志愿服務等團務資料；學生處檔案室集中保管學籍信息、就業協議等學生檔案；社會教學部檔案室則專門收錄社會培訓、校企合作教學檔案，為非學歷教育工作提供追溯依據。針對傳統紙質檔案查閱效率低、易損耗問題，該學院啟動檔案全數字化轉型，對全校卷宗檔案進行掃描、著錄與索引建立，建成電子檔案數據庫。師生通過授權系統即可在線檢索查閱，縮短查閱時間，減少紙質檔案調取頻次，實現檔案管理從“物理存儲”向“數字服務”跨越。同時，結合與晉中衛校、晉中藝校、晉中體?！八男Ｒ惑w化”辦學戰略，9月起，晉中職業技術學院推動四校檔案管理一體化運行：四校檔案管理人員合署辦公，納入學院檔案管理團隊；對四校歷史與新增檔案統一梳理歸檔，建立跨校檔案共享數據庫，為四校教學資源整合、學生跨校培養、師資共享等提供高效檔案服務，為一體化辦學注入新動能。

記者 周俊芳